Protocol Cameratoezicht tennisvereniging TOPZ
Het tennispark wordt door TOPZ gebruikt als locatie om sport uit te oefenen. Deze vereniging zorgt voor een groot aantal bezoekers op het terrein, zoals leden, ouders, toeschouwers, huurders, leveranciers en vertegenwoordigers van de gemeente.
Het bestuur van TOPZ is verantwoordelijk voor de veiligheid op en de beveiliging van het door haar gebruikte deel op dit complex. Het bestuur heeft daarom besloten om het complex te voorzien van camerabewaking. Het bestuur vindt dit noodzakelijk om de belangen en de eigendommen van TOPZ, haar leden, haar bezoekers of andere belanghebbenden te behartigen en waar nodig te beschermen.
In dit protocol zijn afspraken vastgelegd met betrekking tot het gebruik van de camera's, de opslag van het beeldmateriaal en het bekijken van de beelden.
Definities
- Tennis- en Padelvereniging TOPZ maakt onderdeel uit van Sportpark Hoornseveld en is gevestigd aan Sportlaan 1, 1508 DZ Zaandam, waaronder mede verstaan alle opstallen en terreinen, nader te noemen: ‘het sportpark’;
- De persoon of personen die in de functie van bestuurslid van TOPZ statutair zijn benoemd, nader te noemen ‘het bestuur’ of ‘bestuurder’.
- De technisch beheerder en/of de leverancier van het systeem voor cameratoezicht dat voor het bewakingssysteem het onderhoud verzorgt, nader te noemen: ‘Technisch Beheerder’.
Artikel 1: Doel van het cameratoezicht
Het doel van het cameratoezicht is het beschermen van eigendommen van TOPZ, de leden, haar pachters, bezoekers of andere belanghebbenden met inachtneming van de regels voor privacy. Het cameratoezicht op het terrein en/of in de gebouwen richt zich op:
- Controle op bevoegde toegang en aanwezigheid door personen;
- Controle op aanwezigheid van ongedierte;
- Bewaking van eigendommen van TOPZ;
- Preventie en registratie van overlast, zoals vandalisme en registratie van wangedrag door personen.
Artikel 2: Privacy van bezoekers
Het cameratoezicht is verenigbaar met het doel om het sportpark te beveiligen. Het gebruik van cameratoezicht wordt aangekondigd middels borden bij de ingang van het sportpark, bij de ingangen van de gebouwen en binnen in het gebouw.
Artikel 3: Het camerasysteem en beveiliging
Het cameratoezicht vindt plaats door middel van een gesloten systeem. Er wordt gebruik gemaakt van zichtbare camera's die opnamen maken van het complex en binnen het clubhuis. Er worden geen opnames gemaakt in de kleedkamers en toiletten. Opnames vinden 24 uur per dag, gedurende het gehele jaar plaats. De recorder bevindt zich in een afgesloten en beveiligde ruimte. Alleen een bestuurslid, een door het bestuur aangewezen persoon en de leverancier van de apparatuur hebben toegang tot de recorder. De opnames worden iedere 30 dagen overschreven.
Beelden van incidenten die worden veiliggesteld, worden maximaal 6 weken bewaard, of langer indien daar aanleiding toe is. Camerabeelden die gebruikt worden in het kader van een onderzoek, waarvan aangifte is gedaan bij de politie, worden pas vernietigd na overleg met de politie. Het inzien van beeldmateriaal, door een bestuurslid samen met een door het bestuur aangewezen persoon, vindt alleen plaats als er calamiteiten hebben plaatsgevonden of wanneer er sprake is van diefstal, vernieling of, na oordeel van het bestuur, ongeoorloofd gedrag.
Artikel 4: Taken en verantwoordelijkheden
Het cameratoezicht bij TOPZ geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. De leverancier van het systeem voert het dagelijkse beheer over het systeem en wijst een contactpersoon van dat bedrijf aan. De contactpersoon draagt er zorg voor dat er zorgvuldig met het beeldmateriaal wordt omgegaan wanneer dit in verband met een calamiteit is veiliggesteld. De contactpersoon stelt de beelden direct veilig wanneer hiertoe een verzoek wordt gedaan door het bestuur van TOPZ. Beelden worden niet aan derden overgedragen, anders dan aan daartoe bevoegde overheidsinstanties, indien de wet dit eist of er andere zwaarwegende belangen zijn.
Artikel 5: Inzage in opgenomen materiaal
Beeldmateriaal kan privacygevoelige informatie bevatten. Om deze reden zijn er richtlijnen opgesteld voor het inzien van beelden.
- De personen die beelden mogen bekijken, zijn expliciet aan geheimhouding gebonden en is beperkt tot een bestuurslid en een door het bestuur aangewezen persoon.
- Toegang tot de beelden is met een wachtwoord beveiligd.
- Een verzoek tot het inzien van beelden door een lid wordt ingediend bij het bestuur. In dit verzoek dient de aanvrager de datum, het tijdstip van opname en eventueel de reden van inzage aan te geven. Gezien de beperkte bewaartermijn kunnen uitsluitend beelden worden ingezien van uiterlijk 30 dagen geleden. Het inzien van de beelden dient te geschieden onder begeleiding van een bestuurslid of zijn of haar waarnemer.
De volgende uitgangspunten zijn van toepassing op het inzien van beelden. Inzien door betrokkenen na toestemming van het bestuur volgens artikel 5.1 is mogelijk wanneer:
- Het gegevens zijn die hem of haar zelf betreffen.
- Wanneer hij of zij slachtoffer is geworden van diefstal of bedreiging, en de beelden als bewijsmateriaal kunnen dienen. Beelden worden niet aan derden, anders dan aan politie of justitie, beschikbaar gesteld of overgedragen.
Artikel 6: Verstrekken van opgenomen beeldmateriaal aan autoriteiten
Inzage in opgenomen camerabeelden wordt uitsluitend aan politie of officier van justitie verleend als daartoe een wettig gegeven bevel is ontvangen, of wanneer een andere wettige regeling TOPZ hiertoe verplicht. Een persoon die op basis van een bevel de beelden in ontvangst neemt dient zich hierbij te legitimeren. Deze persoon tekent voor ontvangst van het beeldmateriaal.
Artikel 7: Informatieverstrekking
Dit protocol maakt deel uit van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en kan op verzoek aan belanghebbenden worden toegezonden.
Artikel 8: Klachten
Bij klachten over de camerabeveiliging en afhandeling van verzoeken om inzage moeten schriftelijk worden ingediend bij het bestuur van TOPZ. Binnen uiterlijk vier weken na ontvangst van de klacht zal een schriftelijke reactie worden gegeven. In geval waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bestuur van TOPZ.
(aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 4 november 2019 waarna de apparatuur per 1 januari 2020 voor het cameratoezicht in werking is gezet)